Açılış Organizasyonunda Yerel Etkinliklerden Yararlanma

Yeni mağazanızı henüz açmadınız, ancak açmak üzeresiniz. Henüz şubeleri düşünmek için belki çok erken. Ama o günün geleceğine de adeta eminsiniz. Büyük açılışınızı tanıtmanın ve onu unutulmaz bir açılış organizasyonuna dönüştürmenin ilginç bir yolu, büyük açılıştan hemen önce gerçekleşen bir etkinliğe sponsorluk yapmak olabilir. Bu şekilde, etkinlik büyük açılışınızı duyurmak ve yeni mağazanızın markasını bir çok kişiye tanıtmak için bir araç haline geliyor. Örneğin, koşu ayakkabı mağazasını açacaksanız, bir yarışa ortak sponsorluk yapmayı düşünebilirsiniz. Ya da bölgenizde Ramazan etkinlikleri düzenlendiğinde bu etkinliklere sponsor olabilir ya da firmanızın kimliğiyle katılım gösterebilirsiniz. Özellikle yiyecek sektörü üzerine bir işletme iseniz etkinlikler kapsamında iftar yemeği düzenlemek veya etkinliğe yiyecek bağışında bulunarak açılışınıza zitaretçi çekmek işe yarayan yöntemler olabilir.

Bölgesel Etkinliklerin Açılışlarınıza Faydaları

• Daha az mali sorumluluk üstlenmiş olursunuz
• Kurulu bir marka mağazanıza daha fazla insan çekebilir
• Daha pratik çözümlerle organizasyon sürecinizi yönetmiş olursunuz
• Çok daha fazla katılımcı imkanı ile ürün ve hizmetlerinizi daha geni bir kitleye sunmuş olursunuz

Ayrıca pek çok yerde firmanızın logosu ve kampanya afişlerinizi sergilemek için fırsatınız olacaktır. Bu noktada özellikle işinin ehli, profesyonel bir açılış organizasyon firması ile çalışmanız çok önemlidir. Çünkü ancak uzman bir organizasyon şirketi böyle bir etkinlik fırsatından en verimli şekilde faydalanabileceğiniz fırsatları olgunlaştırabilir.

Festivaller, Panayırlar ve Yöresel Etkinlikler

Yerel etkinliklerden faydalanmak için sıklıkla faydalanabileceğiniz durumlar için örnek vermemiz gerekirse;

• Bölgenizde düzenlenecek festivaller. Yüksek katılım ve enerji içerdikleri için bu tür festivallerden insanları açılış organizasyonunuza kanalize etmeniz çok daha kolay olacaktır.
• Panayırlar ve karnavallar. Hemen bir karnaval yiyecekler standı kurup etkinliğe katılabilir ve rahatlıkla firmanızın tanıtımını yapabilirsiniz.
• Yöresel etkinlikler ve özel yöresel pazarlar. Firmanızın bir standını ve pek çok tanıtım materyalini kolayca ekleyeibleceğiniz ve mağazanızın önünde etkiniğin uzantısı olarak faaliyet yürütebileceğiniz fırsatlar elde edersiniz.
• Alışveriş haftaları ve özel ticari etkinlikler. Bilhassa büyükşehir merkezi bölgelerinde, avm yakınlarında gerçekleşen bu etkinlikler özellikle İstanbul açılış organizasyonları için biçilmez kaftan olacaktır.
• Bölgenizde sergi açacak, konser verecek sanatçılar. Etkinlik sponsorluğu için daha etkili bir yöntem bulamazdınız. Tabi ki sanatçıların yetkili personeli ile iletişime geçip bu etkinliklerinize sponsorluğunuzu ayarlamaları için bağlantıları kuvvetli ve sizin adınıza ayarlamaları yapabilecek yetkin bir organizasyon firması ile bu aracılık için özellikle çalışmalısınız. 

Potansiyel müşterilerinize nüfuzlu ve güven veren bir firma olduğunuzu daha açılış aşamanızda aşılamak için markanızı başarılı bir kamusal etkinlik ile birlikte konumlandırmanız bu aşamada uygulayacağınız en başarılı stratejilerden olacaktır. Bu sayede açılış etkinliğiniz ile sadece bir reklam mesajı vermekle kalmayıp, kamusal alanın ve kültürel akışın içinde gerçek bir değer olduğunuz fikrini benimsetmiş olur, ziyaretçileriniz için kalıcı ve  köklü bir marka olmak için çok önemli bir adım atmış olacaksınız.

Açılış Organizasyonlarınız İçin Yerel Etkinliklerden Nasıl Faydalanabilirsiniz? İçin Ayrıntılı Kontrol Listesi

Karar vermeden önce hizmetin hangi ihtiyacı çözeceği netleştirilmelidir. Etkinlik tarihi, mekan türü, kişi sayısı, kullanım süresi, kurulum saati ve bütçe aralığı birlikte değerlendirildiğinde gereksiz ürün veya hizmetlerin önüne geçilir. Fotoğraf ve ölçü paylaşılması, özellikle sınırlı alanlarda doğru yerleşim planı hazırlanmasını kolaylaştırır.

Konsept ve etkinlik akışı

Konsept; mekanın yapısı, davetli profili ve etkinliğin amacıyla uyumlu olmalıdır. Karşılama, ana program, ikram, fotoğraf çekimi ve kapanış saatleri bir akış üzerinde planlandığında ekiplerin görev dağılımı kolaylaşır. Dekor ve teknik hizmetler bu akışı engellemeyecek biçimde konumlandırılır.

Teklifte bulunması gereken bilgiler

• Ürün veya hizmetin açık adı, modeli ve adedi
• Nakliye, kurulum, toplama ve personel kapsamı
• Teslimat ve geri alma saat aralığı
• Ödeme, iptal ve tarih değişikliği koşulları
• Ek süre, ek adet ve hasar durumunda uygulanacak şartlar

Telefonla alınan kısa fiyat bilgisinin ardından kapsamın yazılı olarak teyit edilmesi önerilir. Böylece farklı firmalardan gelen teklifler aynı koşullarla karşılaştırılabilir ve etkinlik günü beklenti farkı oluşmaz.

Kalite, Güvenlik ve Son Kontrol

Ürünler sevkiyat öncesinde temizlik ve sağlamlık açısından kontrol edilmelidir. Elektrikli veya teknik ekipmanlarda kablo, bağlantı ve çalışma testi yapılır. Kurulum tamamlandığında geçiş alanları, acil çıkışlar ve misafir güvenliği yeniden gözden geçirilir. Etkinlik sorumlusu ile yapılan kısa son kontrol, eksiklerin program başlamadan giderilmesini sağlar.

Rezervasyon ve Güncel Fiyat Süreci

Fiyatlar tarih, adet, model, lokasyon, uygulama süresi ve ek hizmetlere göre değişebilir. Yoğun dönemlerde ürün ve ekip uygunluğu sınırlanabileceği için rezervasyonun erken yapılması avantaj sağlar. Güncel teklif için tarih, ilçe, mekan türü, kişi sayısı ve tercih edilen hizmetlerin paylaşılması yeterlidir; kapsam netleştiğinde toplam maliyet ve çalışma planı yazılı olarak sunulmalıdır.